Il sistema di ricerca libero delle delibere utilizza un motore di indicizzazione dei documenti che sfrutta un indice di valutazione delle ricerche mediante il quale i documenti sono ordinati. Questo sistema genera quindi nelle prime posizioni i documenti più attinenti alle chiavi di ricerca inserite che, nella maggior parte dei casi, rispondo alle esigenze dell’utente. Data questa particolare caratteristica il motore dovrebbe venire utilizzato per ricerche puntuali su particoli delibere di cui si conoscono dati anche parziali, mentre per analizzare cosa è stato prodotto nelle varie sedute del Congresso di Stato è più indicato utilizzare il motore di ricerca delle sedute
Nella ricerca libera delle delibere, qualora venga specificata più di una chiave di ricerca (ad esempio l’anno e l'oggetto), il sistema mette nelle prime posizioni i documenti che soddisfano eventualmente tutti i criteri prescelti e poi, in via decrescente ed ordinata, quelli che ne soddisfano almeno uno fino ad un massimo di 100 risultati. Ad esempio ponendo come chiavi di ricerca l’anno ed l'oggetto il sistema ordinerà i risultati secondo questo ordine:
1) documenti che soddisfano l’anno ed l'oggetto richiesto
2) documenti che soddisfano l’anno
3) documenti che soddisfano l'oggetto.
In funzione di tale criterio è quindi normale che in alcune ricerche con più di un parametro possano venire esibiti nelle prime posizioni risultati che ne soddisfino solo alcuni (nel caso peggiore uno solo) in quanto non è presente nel sistema la combinazione contemporanea di tutte le chiavi di ricerca ma solo di alcune di esse.
Nei campi di ricerca liberi è possibile inserire più termini, anche in questo caso il tutto verrà ordinato con lo stesso criterio definito in precedenza in base all’eventuale presenza contemporanea dei suddetti termini e successivamente a quella parziale.
Per ricerche ancora più raffinate è possibile usare i seguenti operatori nei campi liberi:
* operatore +: anteponendo il + ad un termine il risultati della ricerca dovranno obbligatoriamente contenere il termine stesso;
* operatore -: anteponendo il - ad un termine il risultati della ricerca non dovranno contenere il termine stesso;
* operatore ~: il simbolo ~ rappresenta una ricerca ‘sfumata’ mediante il quale posponendo l’operatore ad una parola il sistema cercherà i termini simili. Ad esempio il termine ‘lago~’ potrà restituire ‘lago’, ‘vago’, ‘lato’, ‘largo’, ‘mago’, ecc. (N.B. per ottenere il simbolo ~ è necessario tenere premuto il tasto ALT, situato solitamente a sinistra della barra spaziatrice, e contemporaneamente premere in sequenza i tasti 1, 2, 6 situati nel tastierno numerico: al successivo rilascio del tasto ALT dopo la sequenza numerica il simbolo apparirà nel box di riferimento);
* operatore ": questo operatore, debitamente anteposto e posposto a termini di ricerca, permette di generare una espressione che viene interpretata dal sistema come una singola parola. Ad esempio “decreto esproprio” restituirà solo documenti che hanno la stringa ‘decreto esproprio’ (se i termini decreto e esproprio sono all’interno del documento ma in posizione arbitraria il sistema non li troverà) Non è possibile usare gli operatori ?, * all’interno della stringa definita mentre è possibile usare l’operatore + e – (ad esempio +”decreto esproprio”). Qualora si volessero ricercare i termini presi in esame anche a distanze ravvicinate è possibile utilizzare l’operatore ~ seguito dal numero di parole massime di distanza: ad esempio “decreto esproprio”~10 potrà restituire documenti in cui la parola ‘decreto’ e ‘esproprio’ non siano distanti fra di loro più di 10 parole;
* operatore AND: l'operatore AND frapposto fra uno o più temini, indica che i termini devono essere obbligatoriamente presenti in maniera contemporanea nella ricerca. Per esempio 'decreto AND esproprio' produrrà risultati che devono contenere sia la parola 'decreto' che la parola 'esproprio ': non verranno visualizzati dunque documenti che hanno solo la parola decreto o solo la parola esproprio;
*operatore OR: l'operatore OR frapposto fra uno o più temini, indica al sistema che almeno un temine deve essere presente nella ricerca. Per esempio 'decreto OR esproprio' produrrà in rigoroso ordine di apparizione i risultati che contengono sia la parola 'decreto' che la parola 'esproprio' (se esistono) e successivamente quelli che contengono solo il temine 'decreto' o solo il termine 'esproprio';
* operatore (): al pari delle espressioni matematiche è possibile utilizzare le parentesi per generare le regole più disparate combiando i vari operatori. Per esempio 'decreto AND (esproprio OR delegato)' produrrà dei risultati che devono contenere la parola 'decreto' assieme alla parola 'esproprio' e/o alla parola 'delegato'.