Che cos'è un sistema integrato di gestione documentale

“L’innovazione tecnologica non è “informatizzazione” (“digitalizzazione”) della PA, ma un più complesso processo composto da attori che governano il cambiamento all’interno dell’organizzazione e da strumenti che, se adeguatamente inseriti nel contesto organizzativo, possono contribuire a realizzare gli obiettivi della azione amministrativa.”

L’introduzione di un sistema integrato di gestione documentale risponde all’esigenza, ormai non più ignorabile da parte dell’amministrazione pubblica, ad di una nuova organizzazione dei flussi documentali di lavoro, che sia improntata all’ottica della semplificazione e dell’ottimizzazione dei processi.

All’interno di un sistema di gestione documentale, trovano spazio molte componenti, ognuna delle quali porta con sé elementi di innovazione fondamentali per la PA: la firma elettronica, la conservazione sostitutiva, la gestione informatizzata dei flussi documentali (workflow), la digitalizzazione degli strumenti per la gestione archivistica (protocollo informatico, piano di classificazione, piano di conservazione, …), i sistemi di sicurezza per la protezione di dati e la gestione degli accessi.

Inoltre, i sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali possono diventare lo strumento per la completa attuazione della trasparenza amministrativa per cittadini e imprese, intesa come concreto diritto del cittadino e dell’impresa di conoscere lo stato delle attività amministrative che li riguardano e avere la garanzia che tali attività siano condotte nel rispetto di regole di priorità e massimo impegno.