Glossario

Elenco alfabetico dei termini propri della disciplina archivistica, brevemente definiti e annotati

   
• Archivio
• Archiviazione
• Documento amministrativo
• Documento analogico
• Documento informatico
• Fascicolo
• Firma digitale
• Firma elettronica
• Fondo
• Manuale di gestione
•  Responsabile del Servizio di Protocollo
• Scarto
• Segnatura di protocollo
• Selezione
• Serie
• Sistema di gestione informatica dei documenti
• Supporto
• Titolario
• Unità archivistica
• Versamento
 

 

Archivio - Il termine ha assunto nel tempo 3 significati principali:

Un complesso di documenti, prodotti o acquisiti da una persona fisica o giuridica, pubblica o privata, nel corso dello svolgimento delle proprie attività. In questo senso, l’archivio nasce come naturale espressione documentaria dell’attività pratica, amministrativa, giuridica di un ente. I documenti che compongono l’archivio sono collegati tra loro reciprocamente da un vincolo originario, necessario e determinato, detto “vincolo archivistico”, in base al quale ogni documento è necessariamente collegato con gli altri documenti. In base alla ‘utilizzo pratico e al valore giuridico e amministrativo dei documenti stessi, l’archivio è tradizionalmente suddiviso in:

Archivio Corrente, contenente la documentazione relativa ad affari ancora in corso, e quindi ancora utile al soddisfacimento delle finalità amministrativo-giuridiche dell’ente

Archivio di Deposito, contenente la documentazione relativa ad affari esauriti ma ancora passibili di eventuale interesse per il soddisfacimento delle finalità amministrativo-giuridiche dell’ente. Al termine di questa fase, stabilita a livello legislativo con un periodo definito (a San Marino, 30 anni), la documentazione cessa formalmente di avere un fine amministrativo, e viene sottoposta al processo di selezione.

Archivio Storico, in cui è conservata la documentazione che, a seguito del processo di selezione, sia ritenuta di rilevante interesse storico-giuridico, e destinata quindi alla conservazione definitiva ed alla consultazione al pubblico.

Il locale dove si conservano i documenti.

L’istituto nel quale vengono concentrati archivi di varia provenienza, col fine istituzionale di conservare permanentemente documenti storici, destinati alla pubblica consultazione. inizio pagina

 

 Archiviazione - Operazione con la quale documenti, fascicoli, registri, scritture in genere, vengono ordinatamente conservati nei locali dell’archivio utilizzando scaffalature, armadi, classificatori, schedari, ecc… destinati a tale uso. inizio pagina

  

Documento amministrativo - Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa. inizio pagina

  

Documento analogico - Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (es: documenti cartacei), le immagini su film (es: pellicole mediche, microfilm), le magnetizzazioni su nastro (es: cassette e nastri magnetici audio e video). inizio pagina

  

Documento informatico - Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. La produzione, la trasmissione, la gestione e la conservazione di documenti informatici presentano caratteristiche e problematiche specifiche rispetto ai documenti cartacei, in particolare per gli aspetti relativi ad autenticità, affidabilità, stabilità. inizio pagina

 

Fascicolo - L’insieme dei documenti che afferiscono ad un medesimo procedimento amministrativo, o che riguardano uno stesso affare, o che appartengono a una medesima tipologia, collocati all’interno di una camicia, o copertina in ordine cronologico. Ciascun fascicolo è individuato dall’oggetto e dal codice di classificazione. Il fascicolo costituisce l’unità archivistica di base indivisibile, fondamentale per la gestione e la conservazione della documentazione relativa a ciascun procedimento o affare. Al suo interno, esso può essere articolato in sottofascicoli, sulla base di ripartizioni temporali o per soggetti, ecc… inizio pagina

   

Firma digitale - Un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. inizio pagina

  

Firma elettronica - L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica. inizio pagina

  

Fondo - Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature, organi e uffici dello Stato, enti pubblici territoriali e non territoriali, istituzioni private, famiglie e persone) durante lo svolgimento delle loro attività. I documenti che compongono l’archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto “vincolo archivistico”. In questa accezione spesso il termine “archivio” è usato come sinonimo di fondo.
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 Manuale di gestione - Strumento archivistico che descrive in maniera dettagliata il sistema di gestione e di conservazione dei documenti dell’ufficio o dell’Area Organizzativa Omogenea cui si riferisce e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la gestione dei documenti. Il manuale dunque identifica chiaramente tutti gli aspetti relativi alla pratica di gestione e conservazione documentaria, stabilendo procedure definite e modificabili solo tramite aggiornamento del manuale stesso.
1. Nell’ambito di un archivio corrente o di deposito, l’organizzazione dell’archivio da parte dell’ente produttore, sulla base di criteri di maggiore funzionalità nello svolgimento della propria attività
2. Nell’ambito di un archivio storico, il complesso di operazioni necessarie per dare un’organizzazione sistematica alle unità archivistiche sulla base di un principio teorico. Dalla metà del secolo scorso si è affermato in Italia il metodo basato sul rispetto del principio di provenienza o metodo storico, che punta a ricostituire l’organizzazione originaria dell’archivio, sulla base dell’inevitabile rapporto che unisce le funzioni svolte dall’ente e i documenti prodotti. Tale metodo comporta la necessità di studiare l’ordinamento dell’ente che ha prodotto le carte, le sue funzioni, l’organizzazione degli uffici e i criteri secondo cui si è organizzato l’archivio.inizio pagina

 

 Responsabile del Servizio di Protocollo - Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi. “Il riconoscimento della centralità del sistema documentario per l’efficienza dell’azione amministrativa e per il rinnovamento delle pubbliche amministrazioni ha come necessario corollario la creazione di un servizio specifico dotato di professionalità adeguate e specializzate nel campo della gestione documentaria e che sia considerato ad alta centralità amministrativa. inizio pagina

  

Scarto - Il risultato della selezione nel caso in cui i documenti siano destinati alla distruzione, perché ritenuti non meritevoli di conservazione definitiva. inizio pagina

  

Segnatura di protocollo - L’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso (le stesse riportate sul registro di protocollo). inizio pagina

 

Selezione - L’attività di decisione circa la durata e la destinazione finale dei documenti in base alla loro funzionalità archivistica: i documenti che si ritengano di rilevante valore storico-giuridico o comunque meritevoli di conservazione, vengono in seguito sottoposti a versamento presso l’archivio storico, mentre i restanti documenti sono sottoposti a scarto. inizio pagina

 

Serie - Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti o all’oggetto e alla materia o alle funzioni dell’ente. inizio pagina

 

Sistema di gestione informatica dei documenti - L’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti (ex DPR 445/2000 “Testo unico in materia di documentazione amministrativa”, art.1, comma 1, lettera r.) inizio pagina

 

Supporto - La materia, in/su cui sono memorizzate le informazioni (es: carta, pergamena, film, nastro magnetico, ecc…) inizio pagina

 

Titolario - Quadro di classificazione, costituito da un determinato numero di categorie ( suddivise in sottopartizioni denominate titoli e classi), contrassegnate da simboli numerici o alfabetici o misti. La categoria consente di raggruppare sotto una stessa definizione un insieme di affari che presentano caratteristiche comuni. Il titolario è un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuate in base all’analisi delle competenze dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la sedimentazione secondo un ordine logico che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta. inizio pagina

 

Unità archivistica - Un insieme organico di documenti sviluppatosi o sulla base delle attività del soggetto produttore, o nel corso dell’ordinamento dell’archivio, sulla base di un comune riferimento allo stesso soggetto, attività o negozio giuridico. Costituisce di solito l’unità di base di una serie. Generalmente si identifica col fascicolo. inizio pagina

  

Versamento - Il versamento è un passaggio formale di custodia. Consiste nell’operazione con cui si trasferiscono periodicamente in archivio le serie e/o i fondi archivistici semiattivi o inattivi. Tale operazione viene eseguita previa selezione (applicazione del piano di conservazione o valutazione da parte dell’archivista storico) al fine di definire quale documentazione sia meritevole di conservazione definitiva e quale invece sia passibile di scarto. La gestione delle attività di trasferimento e versamento è un’attività centrale per la conservazione dell’archivio. inizio pagina