La classificazione dei documenti

Nell’esercizio della propria autonomia e nell’espletamento delle funzioni amministrative proprie e delegate, l’amministrazione produce e riceve atti e documenti che, nel loro complesso, costituiscono l’archivio della Pubblica Amministrazione.

Una opportuna gestione della documentazione è indispensabile per garantire il corretto svolgimento dell’attività amministrativa, e costituisce il presupposto per garantire i diritti di accesso ai documenti amministrativi e la possibilità di partecipare al procedimento.

La classificazione è un’attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, ricevuti, spediti e interni, protocollati e non: essa stabilisce in quale ordine reciproco i documenti si organizzino nello svolgimento dell’attività amministrativa.

Per questo motivo “sono soggetti a classificazione tutti i documenti che entrano a far parte del sistema documentario” dell’Amministrazione Pubblica, a prescindere dal supporto utilizzato (cartaceo o informatico) e dallo stato di trasmissione (documenti ricevuti, spediti, interni).

Lo scopo della classificazione è quello di individuare, all’interno di uno schema generale relativo al complesso delle competenze di un Ufficio, l’ambito specifico all’interno del quale si colloca il documento (più precisamente, il procedimento o il fascicolo a cui appartiene il documento).

L’attribuzione di un indice di classificazione, derivante da uno schema strutturato gerarchicamente, serve ad assegnare a ciascun documento un codice identificativo che, integrando il numero di protocollo, colleghi il documento in maniera univoca ad una determinata unità archivistica, generalmente un fascicolo.

 

Tipologia dei documenti

- documenti in arrivo: si intendono i documenti acquisiti dall’amministrazione nell’esercizio delle proprie funzioni.

- documenti in partenza: si intendono i documenti prodotti nell’esercizio delle proprie funzioni dal personale in servizio presso la Pubblica Amministrazione, con iniziativa d’ufficio o in relazione ad atti e procedimenti in corso di trattamento.

I documenti sono lo strumento mobile della comunicazione tra uffici e tra uffici e utenti (cittadini, imprese, enti giuridici, altre amministrazioni, …). La gestione razionale e ordinata dei documenti deve garantire certezze (autenticità, prassi, iter, controlli, archiviazione, ricerca, ecc.). Il documento è così strumento di certezza e memoria stabile.