Progetto per l’introduzione nella Pubblica Amministrazione della Gestione Documentale

La Segreteria di Stato per gli Affari Interni, nell’ambito del progetto di riforma della P.A., ha avviato il progetto per l’introduzione nella Pubblica Amministrazione di un Sistema integrato di Gestione Documentale, uno strumento organizzativo fondamentale per la gestione e la semplificazione di flussi documentali, tendenzialmente sempre più complessi.

Introdurre la gestione documentale significa:

• facilitare la comunicazione, la cooperazione e l'azione congiunta fra le istituzioni e le diverse strutture della Pubblica Amministrazione, sia verticalmente che orizzontalmente (tecnologie di integrazione e di collaborazione);
• raccogliere, digitalizzare, archiviare, distribuire e riutilizzare l'enorme patrimonio di informazioni non strutturate che istituzioni e Unità Organizzative della Pubblica Amministrazione impiegano e/o producono (tecnologie e sistemi di gestione di documenti e contenuti);
• catturare ed archiviare, ma, soprattutto, analizzare ed utilizzare l'enorme patrimonio di dati strutturati per informare e supportare l'azione e la decisione sia nel front-end che nel back-end (data warehousing, intelligence per management, processi, attori ed attività);
• attuare la riorganizzazione, la reingegnerizzazione, la tracciabilità e il controllo di gestione dei processi del back-office e dei servizi associati in modo da alimentare efficacemente il front-end (in particolare la fruizione dei servizi in modalità digitale e remota);
• ampliare e migliorare lo stato ed il livello di sicurezza dei sistemi informativi della Pubblica Amministrazione, a garanzia del diritto alla privacy dei cittadini, delle organizzazioni politiche, sociali e produttive, della sicurezza dello Stato e delle attività Governative;
• introdurre organizzazione, modelli e processi di monitoraggio e miglioramento della qualità dei servizi, finalizzandoli in modo particolare alla gestione delle relazioni col cittadino e con le organizzazioni sociali e produttive.”

Pertanto si è iniziato concretamente ad introdurre la gestione documentale nelle Unità Organizzative della Pubblica Amministrazione, pianificando e organizzando al meglio l’attività delle stesse.